Une borne d’accueil est un dispositif électronique interactif situé à l’entrée des établissements de santé, permettant aux visiteurs de s’enregistrer de manière autonome, de fournir des renseignements médicaux et administratifs, tout en offrant des renseignements utiles et en améliorant l’efficacité des processus d’accueil. Elle a donc un impact sur l’image et sur l’efficacité d’un établissement de santé.
Les enjeux et bénéfices d’une borne d’accueil patient
La disposition de cette borne présente plusieurs enjeux et bénéfices pour les établissements. Nombreux sont les avantages pour la mise en place d’une borne d’accueil patient
Amélioration de l’efficacité administrative
- Réduction de file d’attente : Les bornes d’accueil patient permettent aux visiteurs de s’inscrire et de fournir des renseignements de manière autonome, ce qui réduit les temps d’attente à la réception et améliore l’efficacité des processus d’enregistrement. Cela va alors optimiser les flux de l’établissement de manière significative et offrir aux visiteurs une prise en charge de qualité.
- Réduction des tâches chronophages pour le personnel : En automatisant une partie du processus d’accueil, le personnel administratif peut se concentrer sur des tâches plus complexes et à plus forte valeur ajoutée.
Amélioration de l’expérience
- Confort et autonomie : Ces bornes offrent aux visiteurs un moyen de s’enregistrer de manière plus rapide et pratique, ce qui contribue à une expérience plus positive et une prise en charge qualitative.
- Confidentialité : Les bornes sont conçues pour garantir la confidentialité des informations médicales, ce qui renforce la confiance du patient dans la protection de ses données.
Réduction des erreurs et amélioration de la précision
- Saisie directe des données par les patients : Les visiteurs saisissent eux-mêmes leurs informations, ce qui réduit les erreurs de saisie de données par rapport à une saisie manuelle par les employés. Ils peuvent également s’identifier à l’aide de leur carte vitale.
- Intégration aux dossiers médicaux électroniques : Les bornes sont souvent connectées aux systèmes de gestion des dossiers médicaux électroniques, assurant une mise à jour précise des données. En effet, l’interopérabilité permet de connecter la borne aux logiciels métiers (par exemple, GAM et DPI)
Productivité accrue du personnel de santé
- Accès rapide aux informations : Les employés du secteur de la santé peuvent accéder plus rapidement aux informations des visiteurs, ce qui améliore la prise en charge médicale.
- Réduction des retards : Le processus d’enregistrement plus rapide signifie moins de retards dans la fourniture des soins médicaux, et une meilleure organisation des flux.
Gestion des coûts
- Réduction des coûts administratifs : En automatisant une partie des tâches administratives, les hôpitaux peuvent réaliser des économies d’employés et de ressources.
- Réduction des erreurs de facturation : En collectant les informations d’assurance et de paiement de manière plus précise, les bornes contribuent à réduire les erreurs de facturation. En effet, les bornes d’accueil peuvent être équipée d’un terminal de paiement afin de d’assurer le paiement des factures.
Accessibilité et multilinguisme
- Répondre aux besoins de divers publics : Les bornes peuvent être configurées pour prendre en compte les besoins spécifiques des visiteurs, notamment en proposant des interfaces multilingues et des options d’accessibilité.
Collecte de données
- Collecte de données sur l’expérience patient : Les bornes peuvent recueillir des commentaires des visiteurs sur leur expérience, ce qui peut aider les établissements de santé à apporter des améliorations.
Conformité aux réglementations
- Conformité aux normes de sécurité des données : Les bornes sont conçues pour se conformer aux réglementations strictes sur la sécurité des données médicales, telles que la RGPD.
En effet, la mise en place d’une borne permet d’optimiser les processus administratifs, d’améliorer l’expérience des visiteurs, de réduire les erreurs, d’augmenter la productivité des employés, de gérer les coûts et de garantir la conformité aux réglementations en matière de sécurité des données. Ces avantages contribuent à une meilleure efficacité globale de l’établissement et à une expérience plus satisfaisante pour le patient.
L’impact d’une borne d’accueil sur la Qualité de Vie au Travail
Le turn-over, l’absentéisme et l’épuisement des soignants sont des problématiques quotidiennes pour les établissements. Ainsi, trouver des solutions pour y répondre est un enjeu de taille. Nous allons voir que les bornes peuvent avoir un impact significatif sur la qualité de vie au travail (QVT) des employés et administratif dans ce type d’établissement.
Réduction de la charge de travail administrative : Les bornes automatisent une partie des tâches administratives, ce qui peut réduire la charge de travail. Cela peut contribuer à réduire le stress lié à la surcharge de travail et à améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Amélioration de l’efficacité : Les bornes permettent aux professionnels de santé de gagner du temps en accédant rapidement aux renseignements, ce qui peut améliorer leur efficacité au travail. Ils peuvent consacrer plus de temps à la prise en charge des visiteurs, ce qui peut être gratifiant sur le plan professionnel.
Réduction des erreurs : En automatisant la saisie des données, les bornes réduisent les risques d’erreurs administratives. Cela peut réduire le stress lié à la correction d’erreurs et à la gestion des conséquences de ces erreurs.
Amélioration de l’expérience : L’amélioration de l’expérience des visiteurs grâce à une inscription plus rapide et à une réduction délais e peut contribuer à un environnement de travail plus agréable. Les interactions avec des visiteurs plus satisfaits peuvent également être plus positives.
Moins de tâches répétitives : Les tâches administratives répétitives et monotones peuvent être réduites grâce à l’automatisation. Les employés sont alors plus susceptibles de se sentir engagés dans des tâches plus stimulantes et enrichissantes.
Formation et compétences : L’installation de bornes peut nécessiter une formation pour les employés. Cette opportunité de développer de nouvelles compétences peut être perçue comme un avantage professionnel et contribuer à la satisfaction au travail.
Satisfaction des patients : Si les bornes permettent de recueillir des commentaires, cela peut fournir aux employés des renseignements précieux sur la satisfaction et sur les domaines à améliorer, ce qui peut contribuer à une meilleure compréhension de leur rôle et de leur impact.
Gestion des pics d’activité : Les bornes peuvent aider à gérer efficacement les moments de forte affluence, ce qui réduit le stress lié à la surcharge de travail lors des périodes d’affluence.
Cependant, il est important de noter que la mise en place de bornes peut également présenter des défis en termes de formation, d’adaptation au changement et d’intégration des nouvelles technologies. Il est essentiel que les établissements de santé tiennent compte de ces facteurs et consultent le personnel concerné lors de la planification et de la mise en œuvre de ces systèmes pour maximiser les avantages tout en minimisant les inconvénients potentiels sur la QVT.
L’impact d’une borne d’accueil sur l’expérience
L’impact d’une borne sur l’expérience peut être significatif et positif. Voici comment une borne d’accueil peut influencer l’expérience des patients :
Réduction des temps d’attente : Les bornes permettent aux patients de s’enregistrer plus rapidement, réduisant ainsi les temps d’attente à l’entrée de l’établissement de santé, pour leurs soins. Les visiteurs passent moins de temps à attendre, ce qui peut améliorer leur satisfaction globale.
Plus grande autonomie : Les bornes donnent aux patients le contrôle sur le processus d’enregistrement, renforçant ainsi leur sentiment d’autonomie et de responsabilité dans leur propre prise en charge.
Confidentialité accrue : Les bornes sont conçues pour protéger la confidentialité des données médicales, ce qui peut rassurer quant à la sécurité de leurs renseignements personnels.
Accès à des informations utiles : Les bornes peuvent fournir des informations essentielles, comme les plans d’étage, les horaires de visite, les spécialités médicales, les services disponibles, les politiques de l’établissement, et d’autres informations utiles.
Facilité d’orientation : Les bornes peuvent inclure des cartes interactives pour aider à se repérer et à trouver leur chemin à l’intérieur de l’établissement de santé, ce qui réduit le stress lié à la navigation.
Préparation à l’enregistrement : Les bornes peuvent indiquer les documents et renseignements nécessaires à leur enregistrement, les aidant ainsi à se préparer à leur visite médicale.
Multilinguisme : Les bornes peuvent être configurées pour proposer des interfaces multilingues, favorisant ainsi une meilleure communication avec les patients de différentes origines linguistiques.
Réduction des erreurs : En permettant aux patients de saisir leurs propres renseignements, les bornes contribuent à réduire les erreurs de saisie de données, ce qui peut éviter des problèmes administratifs futurs.
Satisfaction : Certaines bornes peuvent recueillir des commentaires des visiteurs sur leur expérience, permettant ainsi aux hôpitaux d’identifier les domaines à améliorer.
Confort et efficacité : Les bornes contribuent à rendre l’expérience d’accueil plus rapide, plus efficace et plus confortable, ce qui peut être apprécié par les patients.
Il est important de noter que certains patients peuvent préférer une interaction en personne avec les professionnels de santé. Par conséquent, il est essentiel de maintenir un équilibre entre l’automatisation des processus et la disponibilité des employés pour répondre aux besoins et aux préférences individuelles. Une communication claire sur l’utilisation des bornes d’accueil et la disponibilité des professionnels est essentielle pour garantir une expérience positive pour tous les patients.
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