Notre offre
Un système de gestion de file d'attente pour fluidifiez votre établissement Transformez l'expérience de vos patients
Un enjeu stratégique pour les établissements de santé
La gestion de file d'attente dans un établissement de santé
Les files d’attente dans les établissements de santé sont souvent synonymes de stress, d’inefficacité et de surcharge pour le personnel. Un temps d’attente excessif dégrade l’expérience des patients, perturbe l’organisation des soins et augmente la pression sur les équipes médicales.
Problématiques actuelles :
❌ Salles d’attente bondées et anxiogènes
❌ Manque de visibilité sur les délais d’attente
❌ Ressources humaines sous pression
❌ Perte de temps pour le personnel et les patients
❌ Expérience patient dégradée
Face à ces défis, la mise en place d’un système intelligent de gestion des files d’attente est une solution clé pour fluidifier les parcours, améliorer la satisfaction patient et optimiser la gestion des ressources médicales.
Pourquoi adopter un système de gestion de file d’attente ?
Une solution de gestion de file d’attente permet aux établissements de santé de transformer l’expérience patient, la productivité des équipes mais aussi l’optimisation des processus.
Réduction
des temps d'attente : moins de stress pour les patients et un meilleur rendement pour le personnel.
Avec une gestion automatisée et optimisée des files d’attente :
✅ Les patients attendent moins et savent à tout moment où ils en sont grâce aux notifications en temps réel (SMS, écrans d’affichage, application mobile).
✅ Le personnel médical passe moins de temps à gérer manuellement les flux et peut se concentrer sur les soins.
✅ L’impact sur la satisfaction patient est immédiat : moins de frustration, plus de visibilité et une expérience plus sereine.
Optimisation
des ressources : une meilleure répartition des équipes en fonction du flux de patients.
Les solutions de gestion de file d’attente permettent de :
📊 Répartir les équipes en fonction de l’affluence grâce aux données en temps réel.
👩⚕️ Réduire la charge administrative : moins d’interventions humaines pour l’enregistrement, l’orientation et l’information des patients.
📅 Gérer efficacement les rendez-vous et les passages spontanés, évitant ainsi les goulets d’étranglement aux heures de pointe.
Amélioration
de l'expérience patient : un parcours simplifié et moins anxiogène grâce à un suivi en temps réel.
💡 Un patient informé est un patient rassuré. Grâce à une signalétique claire et des outils numériques, le parcours devient intuitif et moins stressant.
🗺️ Orientation fluide : le patient sait où aller et quand, évitant ainsi les incertitudes et les déplacements inutiles.
📩 Notifications en temps réel : les patients sont informés de leur tour, peuvent se préparer en avance et sont moins enclins à l'impatience.
🎯 Autonomie renforcée : prise de rendez-vous en ligne, enregistrement via une borne ou un QR code, accès aux informations à distance.
Diminution
des files d'attente physiques : moins de congestion dans les espaces d’attente, respect des protocoles sanitaires.
🚷 Moins de patients agglutinés dans les salles d’attente, ce qui réduit le bruit, le stress et améliore le respect des protocoles sanitaires.
✅ Respect des distanciations et fluidité accrue dans les couloirs et halls d’accueil.
📊 Optimisation des infrastructures : les espaces d’attente peuvent être redimensionnés et mieux aménagés.
Optimisation
du pilotage : une analyse des flux pour anticiper les pics d’affluence et ajuster l’organisation en temps réel.
📈 Données analytiques détaillées pour mesurer l’efficacité du système et apporter des ajustements en continu.
🔄 Prévision des pics d’affluence grâce aux tendances historiques et aux statistiques en temps réel.
🎯 Possibilité d’adapter les effectifs et d’améliorer l’organisation des rendez-vous pour une prise en charge plus fluide.
Facteurs de compatibilité pour installer un système de gestion de file d'attente
Votre établissement est-il prêt à s’équiper d’un système de gestion de file d’attente ?
L’implémentation d’un système de gestion de file d’attente transforme l’accueil et l’organisation des établissements de santé. Mais comment savoir si votre structure est prête à franchir le pas ? Voici 3 points clés à évaluer avant de se lancer.
Si votre personnel est débordé par l’affluence et que les patients expriment une insatisfaction récurrente sur les temps d’attente, il est temps de repenser votre organisation.
Les signes d’alerte :
❌ Files d’attente longues et désorganisées, engendrant stress et frustration.
❌ Congestion des espaces d’accueil et difficultés à gérer les priorités (urgences, consultations programmées, patients spontanés).
❌ Difficulté pour le personnel à orienter les patients et à répondre aux questions répétitives.
Ce que permet un système de gestion de file d’attente :
✅ Attribution d’un numéro de passage automatisée et équitable.
✅ Moins d’attente physique : les patients sont informés en temps réel via SMS, écrans ou applications.
✅ Optimisation des ressources : répartition intelligente des flux selon les services et la disponibilité du personnel.
Un système de gestion de file d’attente repose sur des technologies numériques qui fluidifient l’accueil et optimisent l’expérience patient.
Les questions à se poser :
👉 Disposez-vous d’une infrastructure technique adaptée (connexion internet, écrans d’affichage, bornes d’accueil) ?
👉 Votre personnel est-il prêt à être formé à un nouvel outil pour simplifier son quotidien ?
👉 Votre établissement a-t-il pour objectif de digitaliser ses services (prise de rendez-vous en ligne, gestion des priorités, automatisation des processus) ?
Les bénéfices concrets :
✅ Un accueil modernisé, avec une prise en charge fluide et rapide.
✅ Une meilleure visibilité pour les patients sur leur attente.
✅ Une transition simple et progressive, avec un accompagnement à chaque étape de l’implémentation.
L’un des principaux enjeux des établissements de santé est d’améliorer la qualité de prise en charge sans alourdir la charge de travail du personnel.
Problèmes actuels :
👉 Manque de visibilité sur les flux, rendant difficile l’optimisation des plannings.
👉 Personnel souvent mobilisé pour gérer les plaintes liées à l’attente, plutôt que sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
👉 Patients stressés et insatisfaits, ce qui peut impacter l’image de l’établissement.
Améliorations avec un système de gestion de file d’attente :
✅ Gain de temps pour le personnel grâce à l’automatisation.
✅ Satisfaction accrue des patients grâce à un parcours clair et fluide.
✅ Meilleure gestion des ressources avec des statistiques précises sur l’affluence, permettant d’ajuster les effectifs en conséquence.
Comment déployer un système de gestion de file d'attente dans mon établissement ?
Mettre en place un système de gestion de file d’attente dans un établissement de santé est une tâche qui nécessite une planification minutieuse et une bonne coordination entre différents départements.
Voici un guide étape par étape pour qu’un projet d’installation d’une solution de gestion de file d’attente soit optimisé.
Etudier les flux actuels
👉 Identifier les zones de congestion : quels sont les services les plus engorgés ? À quels moments de la journée ou de la semaine ?
👉 Cartographier le parcours patient : depuis l’accueil jusqu’à la consultation ou l’acte médical, quels sont les points de friction ?
👉 Quantifier le temps d’attente moyen et la satisfaction des patients à chaque étape du parcours.
Identifier les points de friction dans l'accueil et la prise en charge
👉 Accueil administratif surchargé, manque de signalétique, information insuffisante sur le temps d’attente.
👉 Patients perdus ou mal orientés, entraînant des retards et une frustration accrue.
👉 Ressources humaines mobilisées sur des tâches chronophages (gestion manuelle des files d’attente, rappel des patients…).
Définir les objectifs prioritaires
En fonction des résultats de l’analyse, il faut définir des objectifs clairs
✅ Réduction des temps d’attente : viser une diminution de X % grâce à une meilleure organisation.
✅ Gestion des pics d’affluence : prévoir des solutions pour les heures et jours de forte affluence.
✅ Amélioration de l’expérience patient : fluidifier le parcours, donner plus de visibilité et d’autonomie aux patients.
✅ Optimisation des ressources : libérer du temps au personnel administratif et soignant en automatisant certaines tâches.
Interface intuitive et accessible
👉 Une plateforme ergonomique, facile à utiliser par le personnel et les patients.
👉Accès via un écran tactile (borne d’accueil), un site web ou une application mobile.
Prise de rendez-vous en ligne et borne d'accueil
👉 Les patients peuvent s’enregistrer à distance avant leur arrivée pour éviter l’attente inutile.
👉 Une borne d’accueil permet une prise de ticket dématérialisée et une gestion fluide sur place.
Intégration avec les logiciels hospitaliers existants
👉 Connexion avec le Dossier Patient Informatisé (DPI) pour éviter la double saisie des informations.
👉 Synchronisation avec les outils de gestion des plannings et des disponibilités des praticiens.
Installation des équipements et paramétrage du logiciel
👉 Déploiement des bornes, écrans et autres dispositifs de gestion.
👉 Configuration des paramètres : types de files d’attente, règles de priorité, intégration aux outils existants.
Sensibilisation et formation du personnel
👉 Formation des équipes administratives et soignantes à l’utilisation des nouvelles interfaces.
👉Explication du fonctionnement du système et des bénéfices attendus.
👉 Mise en place d’un référent technique en interne pour accompagner les équipes.
Comunication aux patients sur les nouveaux outils
👉 Explication claire des nouvelles procédures via affiches, flyers et écran d’information.
👉 Accompagnement des patients à l’usage des nouvelles solutions (bornes, application mobile, notifications).
👉 Sensibilisation aux avantages : moins d’attente, plus de visibilité, une prise en charge améliorée.
Analyse des données d'attente et d'affluence
👉 Suivi en temps réel du temps moyen d’attente par service.
👉 Identification des créneaux les plus engorgés pour anticiper et mieux organiser les ressources.
👉 Comparaison des performances avant/après pour mesurer l’impact du dispositif.
Amélioration continue pour optimiser les flux et la satisfaction patient
👉 Ajustement des règles de gestion des files en fonction des données et des retours des utilisateurs.
👉 Mise à jour régulière du logiciel pour intégrer de nouvelles fonctionnalités.
👉 Enquête de satisfaction régulière pour recueillir l’avis des patients et du personnel sur l’efficacité du dispositif.
Témoignages de professionnels de santé
Ils en parlent mieux que nous
"Auparavant, entre l’arrivée du patient et la décision de l’opérer, se trouvait l’étape administrative obligatoire de l’enregistrement aux admissions.
Pour le patient, cela multipliait les temps d’attente. Désormais, avec la borne, le patient prend un ticket relatif aux urgences mains et une infirmière de régulation vient à sa rencontre.
Puis un médecin décide immédiatement de la programmation ou non d’une opération et donc de l’enclenchement rapide des formalités d’admission.
Il est ensuite admis en ambulatoire et nous pouvons savoir qu’il a bien complété ses documents administratifs.
Les renseignements s’ajoutent ainsi à ceux donnés par le personnel de santé.
Les patients sont ravis !"
"Il a fallu faire des choix pour une structure à tarifs opposables, secteur 1, sans dépassement d’honoraires. On a donc réfléchi collectivement à ce qu’on pourrait externaliser ou digitaliser.
C’est comme ça qu’on a eu l’idée d’une borne à l’entrée de la maison de santé.
Ce que j’ai apprécié chez COGIS, c’est la possibilité de dialogue et la volonté de créer, ensemble, ce pilote qui est en perpétuelle évolution.
J’ai senti des interlocuteurs très intéressés par la question et l’amélioration de la prise en charge des patients."
FAQ
Tout savoir sur les systèmes de gestion de file d'attente dans mon établissement de santé
Vous vous interrogez sur l’installation d’un système de gestion de file d’attente pour votre établissement de santé ? Découvrez les réponses aux questions les plus fréquentes pour mieux comprendre les avantages, les modalités d’intégration et les aspects pratiques de cette solution innovante.
Ne laissez plus les files d’attente impacter la qualité des soins et la satisfaction de vos patients. Découvrez comment un système de gestion de file d’attente peut transformer l’organisation de votre établissement de santé.
Le système de gestion de file d'attente, permet de gérer des files d'attentes avec motifs prédéfinis en statut "prioritaire". La priorisation se fait ainsi de manière automatique selon les critères définis (exemple : ambulanciers, rendez-vous planifiés, etc...)
Oui, les solutions s'intègrent aux logiciels de gestion des patients pour assurer une continuité de service.
Les solutions Cogis Networks, sont interopérables avec les logiciels métiers (GAM, DPI).
Les établissements qui adoptent ce type de solution constatent une réduction de 30 à 50% des temps d'attente, une hausse de la satisfaction patient et une amélioration de l'organisation interne.
