La mairie propose différents services, utiles au quotidien. Elle est un lieu familier pour bien des usagers, un endroit de proximité. C’est cette proximité qui a posé problème durant la pandémie de covid. Distance sanitaire oblige, elle nous a forcés à revoir nos relations avec les employés de mairie.
Les usagers et leur mairie
Les intérêts de l’accueil en mairie
La mairie est un des rares lieux de services qu’il est encore possible de trouver partout en France, même dans les communes les plus modestes. Et elle propose bien des prestations. Sa mission première est de faciliter et satisfaire les besoins de ses concitoyens, principalement en leur offrant de nombreux services :
-actes officiels ;
-déclaration de naissance ;
-obtention d’acte de naissance ;
-changement ou adjonction de nom ;
-publication de bans de mariage ;
-obtention et renouvellement de carte d’identité ou de passeport ;
-déclaration et célébration de PACS ou de mariage ;
-déclaration et obtention d’acte de décès ;
-recensement citoyen.
Mais, son rôle ne se cantonne pas aux formalités administratives : la mairie gère tout ce qui est relatif aux élections (affichage, carte électorale, organisation et tenue des votes), à l’urbanisme, à la police municipale, aux équipements communaux ou encore à l’accueil de nouveaux habitants par exemple. S’y ajoutent la vie sociale, économique, locale, les structures relatives à l’enfance ainsi que toute la vie associative.
Les difficultés de cet accueil
La principale difficulté de l’accueil physique en mairie réside dans l’aménagement de ses horaires. En effet, ils sont généralement les mêmes que ceux du travail de la plupart des Français. De fait, trouver un créneau pour se rendre en mairie est parfois un véritable casse-tête !
Autre sujet de complication : lorsque nous nous rendons en mairie pour une demande précise et particulière, nous ne sommes pas certains que la personne occupant ce poste spécifique est présente. Si ce n’est pas le cas, nous pouvons repartir sans avoir obtenu l’information que nous souhaitions. Il faut alors trouver un autre créneau horaire pour revenir.
Le covid et l’accueil en mairie
Pendant la pandémie
L’arrivée du covid et la vitesse exponentielle de sa propagation ont obligé l’État à prendre des mesures drastiques. Parmi elles, le confinement. Ce simple mot suffit encore à nous faire frissonner. Le temps s’est suspendu, la vie s’est arrêtée, les rues étaient totalement vides et les interactions pratiquement prohibées. Que de souvenirs ! Pour autant, le quotidien a dû se poursuivre : une fois le confinement levé, la vie a repris lentement ses droits, mais nous avons été forcés de nous adapter. La distanciation sociale, l’interdiction de se réunir, le port du masque lors de nos sorties sont autant d’éléments qu’il a fallu prendre en compte dans notre vie quotidienne.
L’accueil dans les mairies a été modifié : paroi de plexiglas, port du masque obligatoire, interdiction de se rendre sur place à plusieurs (pour le renouvellement des passeports de toute la famille par exemple).
Chacun s’est adapté aux contraintes, ce qui n’a pas toujours été facile. Les enfants ont repris le chemin de l’école, les mariages qui avaient été reportés ont été célébrés avec retard, les décès. Pour toutes ces situations, la mairie doit être présente.
Après la pandémie
Nous osons parler d’après pandémie, même si elle est toujours présente malheureusement. Toutefois, et fort heureusement, la vie reprend peu à peu son cours normal. Si tout n’est pas revenu à la situation prépandémique, l’accueil physique est à nouveau d’usage. Toujours en conservant la distanciation sociale bien évidemment.
Cette période difficile a eu le mérite de mettre à jour une envie, voire une nécessité : celle de la digitalisation. Télétravail, achats en ligne, commande de repas sur internet et livraison…
Autant d’enjeux post-covid à prendre en compte.
Les enjeux post-covid
Revoir l’organisation des entreprises et des collectivités
La pandémie nous a fait prendre conscience qu’il était fondamental de revoir l’organisation, la gestion, le management des différentes entreprises et collectivités. Du télétravail à la reconversion professionnelle, il faut prendre en considération les attentes des employés. En mairie également. Si les démarches administratives sont parfois de véritables casse-tête pour les usagers, il en est de même pour les agents : gestion des actes officiels, des affichages obligatoires, prise en rendez-vous, renseignements aux usagers…
Pourtant des solutions existent pour faciliter la vie de tous.
La dématérialisation
Elle est aujourd’hui indispensable. Déjà omniprésente, la dématérialisation touche désormais tous les services publics. Les mairies n’en sont pas dispensées, loin de là au vu des services qu’elles rendent. Vous l’avez vu, les principales difficultés de l’accueil des usagers en mairie sont les horaires restreints ainsi que la disponibilité des agents aux compétences spéficiques. Grâce à la numérisation, agents et usagers sont gagnants. Les usagers peuvent effectuer leur démarche en toute autonomie, quand ils sont disponibles puisque les bornes interactives de digitalisation sont accessibles 24h/24 et 7 jours/7. Quelle liberté de mouvement et quel gain de temps ! Il en est de même pour les agents qui peuvent contrôler les démarches préeffectuées en ligne, gérer les affichages obligatoires ou encore les files d’attente.
La borne d’accueil interactive est la solution idéale pour répondre à tous ces besoins :
-accessible à tout moment ;
-intuitive ;
-gestion des files d’attente ;
-accueil, informations et orientation des usagers ;
-autonomie totale ;
-temps libéré pour les agents de mairie ;
-accueil moderne, dynamique et esthétique ;
-augmentation de la productivité ;
-interopérabilité.
La pandémie de covid a bousculé nos habitudes et nos interactions. Les mairies, comme toutes les collectivités, ont été contraintes de revoir leur accueil, leur organisation en utilisant les moyens dont nous disposons aujourd’hui. La numérisation est l’outil idéal pour y parvenir, faciliter la vie au quotidien et répondre aux besoins de chacun. COGIS NETWORKS vous accompagne sur la voie de la digitalisation.
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